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Quand on pense aux documents immobiliers, on peut penser que cela ne concerne que les propriétaires. Pourtant, les locataires détiennent aussi des documents immobiliers. Il y a beaucoup de documents immobiliers qui doivent être conservés un certain temps.

Documents immobiliers : de quoi parle-t-on?

En ce qui concerne le propriétaire, tout ce qui est lié à l’acte de vente doit être conservé. Lorsqu’on contracte dans certains cas un prêt immobilier, les documents bancaires sont des papiers immobiliers. Le contrat d’assurance du prêt et celui du bien immobilier sont aussi des documents importants. Puis, toute la documentation doit être gardée s’il y a une hypothèque liée à l’achat du bien. 

Ensuite, pour les copropriétaires, tous les procès-verbaux du syndic sont à conserver. Propriétaire et locataire doivent aussi avoir dans leurs dossiers les factures liées au bien : électricité, gaz, travaux, diagnostics immobiliers, quittances de loyer… Les documents fiscaux sont évidemment à garder. En cas de doute, il vaut mieux conserver les papiers. De plus, avoir une version numérique à disposition est toujours une bonne idée. Certains documents numériques ont aussi une valeur juridique. Vous pouvez vous informer à ce sujet sur le site service-public.fr.

Pourquoi conserver ces documents ?

L’achat immobilier, implique de nombreux acteurs et des transactions pécuniaires conséquentes. Il y a plusieurs raisons qui nécessitent de se référer à d’anciens documents. Un nouveau propriétaire peut découvrir, après l’achat, un vice dans le logement. L’ancien propriétaire doit prouver sa bonne foi en présentant des travaux déjà réalisés. Un locataire a besoin de présenter des quittances de loyer pour obtenir un nouveau logement. Pour se protéger au maximum, il est préférable de conserver les documents liés à la propriété ou à la location d’un bien pendant de nombreuses années. Cela est valable tant pour un propriétaire que pour un locataire.

Quel que soit le document, en cas de litige, il devient une preuve et vous permet de justifier de votre bonne foi, mais aussi d’obtenir réparation. Par ailleurs, la plupart de ces documents sont utiles auprès des banques et de l’administration pour acheter un nouveau bien. Pour une location, c’est aussi important de présenter un dossier complet. Cela permet de prouver la solvabilité du locataire.

Combien de temps faut-il garder les documents immobiliers ?

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Voici un récapitulatif de la durée de conservation des documents immobiliers.

La durée de conservation varie en fonction des documents immobiliers. Des documents peuvent être conservés uniquement en version numérique. Mais, d’autres doivent absolument être conservés en version papier. L’acte de propriété doit être conservé au-delà de la propriété du bien. La durée recommandée est de 30 ans. Pour la promesse de vente, cette durée est de 10 ans. Le notaire doit le conserver 75 ans. Et une copie d’un acte de vente reste disponible à vie du côté des archives publiques.  Les documents liés à un prêt immobilier doivent être conservés jusqu’au paiement de la dernière échéance et au moins 2 ans après cette date. Les factures liées à la vie du bien immobilier sont à garder pendant 5 ans.

Côté locataire, il est recommandé de conserver les quittances, baux, factures pendant au moins 3 ans. En cas de problème, ils peuvent être utiles, même s’ils n’ont pas toujours une valeur juridique. Pour une facture liée à des travaux dans un bien vendu ou loué, le temps de conservation minimal est de 10 ans. Certains biens sont couverts par la garantie décennale, durant cette période la présentation de factures peut être requise par une compagnie d’assurances. En outre, tout document comptable doit être gardé pendant 10 ans. Pour la documentation fiscale (impôts, avis d’imposition…), le délai est de 6 ans.

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